Los workflows, o flujos de trabajo, nos pueden ayudar a la hora de hacer más simples las tareas cotidianas del día a día. Por ejemplo, en el mundo del marketing y del marketing digital se pueden usar para hacer planes de contenido, para segmentar los leads o para mejorar la comunicación interna. Pero, ¿cómo se crea? En este artículo te damos una serie de pasos para crear un buen workflow.

¿Cuáles son los pasos para crear un buen workflow?

Definir los objetivos

El primer paso es establecer los objetivos que queremos conseguir con la creación del workflow. Definir los objetivos nos permite organizar el flujo de trabajo dependiendo de la prioridad que se tenga con cada objetivo. Además, cuando se tengan definidos los objetivos será más sencillo automatizarlos y asegurarse que se consiguen.

Establecer las tareas a realizar

Después de haber definido cuáles son los objetivos a los que queremos llegar, conviene establecer qué se va a hacer. Las tareas que se van a realizar, el proceso de interacción con el usuario, etc. Aquí puede ayudar el tener una visión global del proyecto o de la estrategia para tener claro hacia dónde queremos ir y cómo queremos hacerlo.

Diseñar el workflow

Las tareas o actividades que se vayan a realizar en el flujo de trabajo hay que documentarlas. Hay que anotarlas en algún documento para que quede constancia de ello. Aquí es recomendable realizarlo de forma visual, haciéndolo con esquemas y dibujos para que todo sea más sencillo interpretarlo y que todo el mundo sepa lo que se va a hacer.

Generar e implementar las acciones

Después de todos estos pasos previos, llega el paso de generar e implementar las acciones. A la hora de generar los procesos hay que observar los objetivos que queremos alcanzar ya que a partir de ahí se harán unas tareas u otras. Habrá que tener en cuenta también su contribución al flujo de trabajo, de manera que este sea lo más fluido posible.

Cuando ya se hayan generado las acciones, hay que implementar el workflow en la estrategia de marketing, es decir, llevar a esas acciones a cabo. Como consejo, es conveniente rellenar un diagrama de flujo de trabajo antes de crear la versión final.

Medir los resultados

El siguiente paso es comprobar si los resultados que se están consiguiendo se corresponden con los objetivos que nos marcamos en su momento. También se debe garantizar que todas las tareas se hacen bien y en el orden que se estableció anteriormente.

Medir los resultados nos ayuda a comprobar si el workflow que se ha creado está funcionando o no. Este paso es muy importante para tomar nota de lo que falla y así poder corregirlo de cara al futuro.

Hacer un seguimiento

Por último, es bueno realizar un seguimiento de forma periódica. Ver que todo sigue funcionando correctamente, si hay algo que se pueda mejorar, etc.

Con estos pasos para crear un buen workflow, no tendrás ningún problema en su implementación. También puedes leer nuestro post sobre las ventajas de utilizar los workflows para conocer más sobre este proceso.